gestionali migliori
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Come riportato anche da Wikipedia, “il software gestionale, considerato come l’insieme dei software che automatizzano i processi di gestione all’interno delle aziende, come per tutti i prodotti software ha avuto una rapida evoluzione dopo i primi anni settanta.
Questa legata soprattutto alla progressiva diminuzione del costo degli elaboratori e alla diffusione della professione di sviluppatori software.
E Intorno agli anni novanta si è assistito ad un cambiamento, il passaggio dai software di gestione con interfaccia a caratteri su terminale a quelli di nuova generazione ad interfaccia grafica, inoltre le stampe sono passate dalle tipiche a caratteri e quelle grafiche su laser.”
A causa di questa rapida evoluzione oggi il mercato dei software gestionali offre le più disparate soluzioni e, sia per chi ha già avuto un’esperienza lavorativa con un gestionale, sia per chi è alle prime armi, la ricerca su quale possa essere la scelta migliore per la propria realtà aziendale è diventata critica.
Per cercar di darti un aiuto nella scelta abbiamo stilato un elenco delle caratteristiche irrinunciabili, dal nostro punto di vista.
Lista:
Tanti fornitori di software gestionali applicano, ancora oggi, un costo di licenza d’uso iniziale ai propri clienti.
Si tratta di una scelta del tutto lecita e rispettabile ma, siccome la maggior parte delle volte si tratta di costi abbastanza onerosi, per una Piccola e Media impresa sarebbe certamente opportuno evitarli.
Soprattutto in un contesto imprenditoriale dove ogni scelta di spesa può determinare il successo di un’attività.
La licenza d’uso a pagamento è una spesa a perdere, purtroppo fine a sé stessa, difficile da considerare come un investimento.
Sul mercato si trovano moltissime realtà affidabili che preferiscono adottare una filosofia commerciale diversa: quella di fornire il software gestionale con licenza d’uso gratuita, o poco onerosa.
Il software gestionale deve essere da supporto alla gestione dell’azienda e al business e non deve rischiare invece di diventare un macigno sul bilancio dell’impresa.
Per imprese multinazionali con sedi in tutto il mondo l’acquisto di un software con una licenza d’uso costosa può essere motivato da ragioni come la possibilità di fruibilità in tutte le lingue e di servizi di assistenza locali.
Per Piccole e Medie imprese invece pensare di spendere dei soldi per uno strumento che potrebbe rilevarsi una spesa folle potrebbe essere un clamoroso autogol.
L’offerta di gestionali con licenze d’uso gratuite è davvero ampia e tra questi tanti sono molto più affidabili e adatti alle Piccole e Medie realtà italiane, con servizi correlati di aggiornamento, assistenza e supporto sul territorio.
Nel 2020 non è più pensabile di investire tempo, denaro, risorse e personale per lavorare con software rigidi e macchinosi da gestire.
La velocità in cui gira il mondo oggi non consente perdite di tempo nel gestire i processi aziendali. La competitività passa anche dall’efficientamento dei tempi e delle risorse.
Nonostante il passaggio dai software di gestione con interfaccia a caratteri su terminale a quelli di nuova generazione ad interfaccia grafica sia oramai una realtà collaudata da anni, in circolazione è possibile trovare molte realtà che ancora lavorano con queste procedure.
Non si può negare il fatto che i gestionali a caratteri abbiano avuto la loro gloria passata, ma le tecnologie oggi sono molto più evolute e l’obiettivo di ogni imprenditore deve essere quello di rendere il lavoro più facile, intuitivo e veloce.
Attenzione però perché anche tra i gestionali ad interfaccia grafica non è così raro trovare soluzioni non propriamente gradevoli, intuitive e al passo coi tempi.
E’ opportuno affidarsi a fornitori che garantiscono aggiornamenti costanti, anche dal punto di vista tecnologico, grafico e della facilità d’uso.
Una caratteristica irrinunciabile per un buon gestionale è quella di avere al suo interno più procedure collegate tra loro che automatizzano la gestione dei processi aziendali.
In un’epoca in cui la concorrenza sul mercato si sta facendo sempre più spietata è assolutamente necessario ottimizzare tutti i processi organizzativi aziendali.
E’ fondamentale vedere e gestire l’azienda come una struttura altamente integrata al suo interno, abbandonando la visione a compartimenti stagni.
Per poter eliminare sprechi di tempo e risorse e gestire l’impresa come una struttura fluida è necessario un programma gestionale di un certo livello.
I vecchi software “a dipartimento” sono superati da tempo ma anche tra i gestionali che integrano in modo sinergico i processi aziendali è opportuno far attenzione al livello di questa integrazione.
Per integrazione si intende la capacità di un gestionale di creare dei flussi tra le diverse procedure, facendole comunicare tra loro. Un sistema di gestione che integra tutti i processi di business rilevanti di un’azienda (contabilità, gestione finanziaria, vendite, acquisti, gestione magazzino, produzione, servizi ed assistenza, agenti, CRM, calendario, ecc.) è senza dubbio un grosso alleato nell’organizzazione aziendale.
Per questo motivo altro elemento imprescindibile per un ottimo gestionale è esattamente questo: avere al suo interno un’integrazione automatica tra le diverse procedure. Il risultato è misurabile in termini di tempo e di vantaggio competitivo sul mercato.
Quali sono le procedure integrate che un buon gestionale deve avere al suo interno:
Dal 2019, anno in cui è entrato in vigore l’obbligo per le aziende della fattura elettronica, è importante tenere in considerazione un nuovo fattore nella scelta di un gestionale completo: la presenza della procedura della fatturazione elettronica completamente integrata in esso.
Da allora esistono gestionali che integrano un servizio che consente di gestire automaticamente il processo digitale della fatturazione elettronica riguardante: l’emissione, la trasmissione, la ricezione e la conservazione delle fatture attive e passive secondo quanto stabilito dalla normativa.
Ciò è permesso la maggior parte delle volte grazie ad un’integrazione tra il gestionale e la procedura di intermediari accreditati con AgID, l’agenzia per l’Italia digitale.
Gestionali così integrati permettono di gestire sia il ciclo attivo che quello passivo.
Nel dettaglio, il processo del ciclo attivo consente di creare i documenti di vendita (fattura immediata, fattura differita, fattura accompagnatoria, nota di credito, autofattura…), di controllare il file XML, di inviarlo in modalità automatica allo SdI, di ricevere l’esito dell’invio e di garantire la conservazione digitale a norma.
Per il ciclo passivo invece: ricezione della fattura passiva dallo SdI, la sua importazione nel gestionale con automatismi che permettano di creare o abbinare la registrazione contabile ed il ciclo passivo, e la conservazione digitale a norma.
In un’ottica di ottimizzazione dei tempi e dei processi scegliere un gestionale con fatturazione integrata consente di risparmiare tempo e risorse per passare tra diverse procedure per esportare/importare fil XML.
L’errore umano può portare a fastidiose conseguenze nei processi aziendali. Nonostante non si possa far certamente a meno delle capacità dell’uomo, è essenziale metterlo nella condizione di operare con tutti gli aiuti che la tecnologia ci fornisce oggi con il fine di limitare o evitare antipatiche perdite di tempo nel rimediare eventuali errori.
Un software gestionale dotato di procedure ben automatizzate offre la possibilità di ridurre l’incidenza d’errore umano in azienda.
Si potrebbe stilare un elenco infinito di automatismi fondamentali da ricercare in un software gestionale.
E posso dire che tutti sotto questo punto di vista hanno adottato al loro interno procedure automatiche, per lo meno quelle di base come la creazione di un ordine da un preventivo, la movimentazione di un magazzino da un’evasione di ordine e tante altre…
Per questo motivo è necessario valutare se ci sono automatismi avanzati che facilitano la gestione.
Tra i più evoluti c’è ad esempio la possibilità di navigare tra le procedure con un semplice click interattivo:
visualizzare il programma o record specifico da una stampa a video con un click, passare tra diversi documenti o schermate con un solo click, aprire più programmi senza dover chiudere quello aperto e molti altri…
Il consiglio è quello di superare l’epoca dei mille fogli elettronici non collegati tra loro e delle procedure gestionali rigide e di individuare una soluzione di che garantisca un elevato automatismo tra le procedure.
Il tema della sicurezza dei dati è un elemento a cui prestare molta attenzione al tempo del GDPR e di internet.
I dati sono un tesoro importante per ogni organizzazione e se gestiti nel modo corretto possono avere un effetto molto positivo sull’operatività dell’impresa.
Allo stesso tempo però una gestione approssimativa può determinarne effetti spiacevoli.
Il software gestionale contiene dati estremamente sensibili. Dai dati aziendali interni come costi, listini, fatturati, bilanci, banche, a quelli dei clienti e dei fornitori, alle procedure di produzione ed altro.
Perdere o mettere a rischio dati di questo calibro potrebbe essere un problema non indifferente sia in termini di produttività sia in termini legali.
E’ per questo di vitale importante puntare su soluzioni gestionali che garantiscano la sicurezza dei dati contenuti.
Questo è un aspetto che in pochi in prima battuta tengono in considerazione nella scelta di un gestionale ma che in tanti poi rivalutano strada facendo.
Sostenere che esista un software gestionale migliore in assoluto per tutte le aziende è impossibile e la spiegazione è presto servita: ogni realtà ha caratteristiche e peculiarità di business uniche.
Il gestionale diventa davvero di valore per l’azienda che lo utilizza solo dal momento in cui ne soddisfa le esigenze specifiche, che variano da realtà a realtà.
Sicuramente buona parte delle soluzioni sul mercato sono in grado di amministrare bene procedure standard come ad esempio la contabilità.
Altrettanto sicuro è il fatto che se l’azienda vuole governare tramite il gestionale alcune peculiarità di gestione, deve far affidamento ad una soluzione software personalizzabile e su un fornitore che gli metta a disposizione analisti e programmatori in grado di concretizzare la sua richiesta.
Questo aspetto non è sempre possibile da trovare sul mercato perché molti fornitori avendo come “core” la scrittura del software standard e la vendita in larga scala di questo, non hanno l’interesse a dedicare parte del proprio staff a personalizzazioni ad hoc per i clienti.
Il consiglio è quindi quello di non sottovalutare questo aspetto perché anche se in fase di primo approccio ad un gestionale si pensa che tutto possa essere tranquillamente gestito dalla procedura standard, molte volte capita che si presenti una situazione che richiede una customizzazione.
La possibilità di connettere il proprio gestionale con altre procedure è un altro degli aspetti ai quali non sempre si pone la giusta attenzione nel momento della scelta.
Bisogna però tenere in considerazione che i sistemi informativi in azienda diventeranno degli asset sempre più importanti.
Tutte le aree di un’azienda si possono servire di pc e software, dalle risorse umane, passando per il reparto produttivo, arrivando alle vendite.
La digitalizzazione delle aziende è un obiettivo che il sistema paese si sta ponendo da tempo e la strada per il futuro è segnata.
Il gestionale è certamente uno tra i primi investimenti in software in cui pensa un’azienda essendo di grosso aiuto alla gestione aziendale.
Capita però spesso che sin da subito o col crescere dell’azienda in termini di volumi e tecnologia ci sia la necessità di connettere tra loro le diverse procedure adottate all’interno di un’organizzazione.
Puntare su un gestionale che si possa, sia per la sua struttura di software sia per la professionalità e la disponibilità delle persone che lo programmano integrare a siti di ecommerce, procedure di controllo finanziario evolute, movimentazione automatica di magazzini, software specifici per la gestione della produzione etc è una scelta lungimirante, che previene eventuali problematiche che gestionali troppo rigidi possono creare.
Un software integrabile con altre procedure tramite il webservice standard o l’implementazione di moduli dedicati offre delle garanzie di sviluppo e implementazioni future eventuali.
Il software gestionale non deve essere visto come una procedura statica ma come un progetto sempre in movimento per il quale è fondamentale che ci dietro sia una struttura di professionisti che si dedichino con impegno garantendogli continuità.
L’affidabilità del fornitore del software deve essere presa seriamente in analisi.
Scegliere soluzioni offerte da realtà poco solide e non strutturate può creare problemi futuri non indifferenti.
Affidarsi invece ad un’azienda con una certa storia significa avere la sicurezza di poter avere in mano un software sviluppato e perfezionato negli anni, di poter far affidamento a conoscenze ed esperienze di programmatori, esperti tecnici e gestionali maturate sul campo.
Avere un software aggiornato significa poter beneficiare di tutte le implementazioni sia a livello tecnologico che fiscale.
Le leggi e le regole fiscali stanno cambiando sempre più spesso negli ultimi anni ed è necessario avere come fornitore un’azienda in grado di aggiornare il software con tempestività onde evitare problemi col fisco.
Chiedere al fornitore di software a quando risale l’ultima versione del gestionale può essere una mossa importante per capire subito qual è il livello e la continuità di sviluppo.
Le caratteristiche tecniche non sono le uniche da considerare nella scelta di un gestionale valido.
Un buon prodotto software può non esser sfruttato appieno, o peggio ancora può diventare un ostacolo, se di fronte a dubbi o difficoltà non c’è nessuno disponibile a dare un supporto.
Considerate infatti le molte procedure e potenzialità di un gestionale il rischio è quello di ritrovarsi con in mano un’ottima macchina ma lasciarla inespressa in garage.
Più volte ho sentito utilizzatori di gestionali entusiasti di aver scelto prodotti blasonati e dal nome importante pentirsi pochi mesi dopo dei soldi spesi a causa della difficoltà o addirittura impossibilità di contattare e di ricevere assistenza veloce dall’azienda fornitrice.
Le linee telefoniche sono spesso gestite da operatori non sempre specializzati ed esperti della procedura e l’helpdesk non sempre garantisce risposte rapide e risolutive.
Il servizio clienti post vendita e l’assistenza sono elementi chiave da tenere seriamente in considerazione nella scelta di un gestionale.
